Organizując firmowy wyjazd musimy pamiętać, że destynacja tego eventu musi być dla uczestników przede wszystkim atrakcyjna i spełniać najwyższe standardy. Na początek musimy odpowiedzieć sobie na 4 podstawowe pytania, które doprowadzą nas do celu, jakim będzie wybór odpowiedniego miejsca na event. Oto one!
Jaki jest cel wyjazdu integracyjnego?
Na samym początku planowania należy zastanowić się jaki cel chcemy osiągnąć organizując wyjazd firmowy, a powodów może być co najmniej kilka. Może być to klasyczny team building, czyli wycieczka nastawiona na budowę zespołu, poprawę komunikacji i zbudowania zaufania wśród pracowników. Może być to chęć podsumowania konkretnego okresu działalności firmy, 10-cio czy 15-lecie, lub nawet najszczersza chęć podziękowania zespołom za pracę i zaangażowanie w życie i sukcesy firmy. Część firm łączy to wszystko na raz, często dodając do tego miksu także szkolenia, kursy i warsztaty, mające na celu rozwój pracowników. Tylko dzięki klarownemu określeniu naszych potrzeb i oczekiwań, agencja eventowa może zorganizować wyjazd integracyjny na najwyższym poziomie.
Jakie atrakcje i aktywności na wyjeździe integracyjnym?
Aby wybrać odpowiednie miejsce, musimy określić również jakich atrakcji i aktywności oczekujemy na naszym wyjeździe. Czy agencja ma dla nas zorganizować sam team building z grami i zabawami integracyjnymi? Czy wyjazd ma być połączony z konferencją tematyczną? Czy odbędzie się impreza wieczorna lub bankiet, a jeśli tak to w jakiej formie?
Wybór atrakcji powinien być uzależniony od profilu uczestników wyjazdu. Nie każdy bowiem odnajdzie się w każdej zaproponowanej aktywności. Atrakcje powinny być odpowiednio wyważone i oferować coś dla każdego jednego uczestnika eventu.
Co ważne, gdy już będziemy mieli listę atrakcji i aktywności, należy przygotować zapotrzebowanie „na przestrzenie”, tak, aby pomieszczenia na miejscu nie okazały się za małe, a przyhotelowe tereny zielone nieodpowiednio przystosowane do naszych oczekiwań.
Jak daleko chcemy jechać?
To również istotne pytanie i łączy się ono z dostępnym budżetem na organizację wyjazdu. Profesjonalne agencje mogą bowiem zorganizować nawet i wyjazd za granicę! W wersji budżetowej naturalnym wyborem będzie hotel w okolicach siedziby firmy, ale jeżeli finanse pozwolą, warto wybrać się w miejsce, które na co dzień nie jest dostępne dla uczestników. Morze, Mazury, nasze polskie góry? Pięknych miejsc jest wiele, a dalszy wypad zawsze będzie nieco atrakcyjniejszy dla uczestników!
Kiedy chcemy jechać na wyjazd?
Termin wyjazdu integracyjnego należy umiejętnie dobrać. Przede wszystkim nie może kolidować z sezonem urlopowym. Gdyby to wydarzenie miało ominąć ¼ zespołu, całe przedsięwzięcie mijałoby się z celem. Warto również wykreślić okolice wszelkich świąt oraz długich weekendów. To również są okresy, w których pracownicy często biorą kilka dni wolnego. Wbrew pozorom najlepsze terminy na wyjazd integracyjny wypadają wiosną oraz jesienią!
Inne rzeczy, na które należy zwrócić uwagę.
Organizując wyjazd integracyjny musimy zadbać również o komfort uczestników. Nawet najpiękniejsze miejsca zbledną w momencie, gdy hotel będzie stary, bez Internetu, bez atrakcji i z meblami rodem z PRL. Dlatego też nie warto oszczędzać w tej kwestii. Hotel, do jakiego grupa się uda musi być nowoczesny, dobrze skomunikowany z większymi ośrodkami miejskimi i pełen atrakcji. Oprócz tego koniecznie musimy sprawdzić, jakie dodatkowe udogodnienia oferuje dane miejsce. Uczestnicy czasem wręcz oczekują możliwości skorzystania ze SPA, basenów, saun, siłowni itp. Im więcej takich umilaczy czasu, tym lepiej!
Na koniec: jak to wszystko poskładać do kupy? W tym miejscu z odsieczą przychodzą wspomniane wcześniej agencje eventowe. Wspomniane w artykule rzeczy to tylko wierzchołek góry lodowej, a spraw do załatwienia wokół wyjazdu jest całe mnóstwo! Aby wszystko się udało, nie wahajmy się skorzystać z usług jednej z nich.
Komentarze